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El tiempo de organización que requiere una fiesta depende
del tipo de celebración. Fiestas grandes, tipo gala, requieren casi
un mínimo de 4 meses para planear, y algunos empiezan a organizar
eventos de este tipo hasta un año antes, para asegurar disponibilidad
de local, decidir el tema, etc. Fiestas íntimas en casa, bueno,
eso se puede organizar el día antes (¡sobre todo porque fiestafacil
te puede entregar todos los productos que necesitas el día siguiente!).
Primero hay que decidir qué tipo de fiesta va a ser - un
cóctel, una comida sentada, una barbacoa, una cena, una fiesta de
cumpleaños con música, una fiesta de empresa, barra libre con disc
jockey, una fiesta con animación, un baile, una gala, etc. El tipo
de fiesta que eliges te orientará en el presupuesto que tienes que
destinarle.
La segunda cosa que hay que decidir es la fecha. En muchas
ocasiones la fecha dependerá de la ocasión. Un aniversario de boda
o un cumpleaños caen cuando caen. Pero si puedes jugar con margen,
es importante tener en cuenta con qué coincide la fecha de la fiesta.
Por ejemplo, es mejor intentar evitar dar una fiesta la misma noche
que el final de la liga, al no ser que la fiesta sea una celebración
de ese evento. Fiestas personales o familiares normalmente ocurren
en fin de semana, mientras el día de la semana más popular para
fiestas de empresas es el jueves.
Tercero, hay que decidir la lista de invitados, para luego
elegir el local. Si quieres invitar a un grupo grande de
amigos o conocidos, o si es un grupo reducido de amigos íntimos,
hay que decidir si puedes o quieres tenerlo en tu casa, o si prefieres
buscar un local. Tener una fiesta en casa, si el espacio lo permite,
es íntimo, divertido, más fácil de organizar y mucho más económico.
Si tu casa o piso no es lo suficiente grande, o adecuado para la
ocasión, hay muchas alternativas. Se puede alquilar una finca, un
restaurante, una sala en un hotel, una sala en un museo, etc. Fiestafacil
tiene acuerdos con varios locales para ofrecer una variedad de soluciones
- llamar al 902 158 255 para más información. Algunos locales disponen
de un asesor para ayudar con la organización. Algunos locales incluyen
el catering y la música. Según el local, conviene reservar con varias
semanas de antelación.
El estilo y tamaño de la celebración que has elegido indicará si
hacen falta invitaciones. Si es una fiesta formal y grande,
habrá que mandarlas a imprimir. Si es un evento muy especial, puedes
contratar a un diseñador gráfico que te las diseñe, y normalmente
también pueden organizar la impresión. Una imprenta suele tardar
entre 10 días y 2 semanas en preparar las invitaciones, y es mejor
mandarlas con tres y seis semanas de antelación. Una idea divertida
es mandar "pre-invitaciones", pidiendo a los invitados que guarden
la fecha sin decirles por qué. Crea una expectación que hará que
la llegada de la invitación sea mucho más ilusionante. Para una
fiesta bastante grande pero no tan informal, se pueden preparar
a mano. Es más económico y más personal. Ofrecemos muchas ideas
para invitaciones hechas a mano en nuestro artículo "Invitaciones".
Para fiestas íntimas, es suficiente llamar por teléfono o invitar
en persona.
Música es imprescindible para cualquier fiesta, y el tipo
de música que eliges es casi igual de importante que la decoración
en crear expectativas y definir el ambiente. Para una ocasión íntima,
un CD con un buen sistema de sonido queda perfecto, dejándote libre
crear un ambiente con la música elegida. Para un cóctel, un pianista
da un aire sofisticado y elegante. Para ocasiones grandes, puedes
contratar a una orquesta, un grupo de rock o un disc jockey. Si
vas a contratar música, también hay que hacerlo con mucha antelación.
Disc jockeys y orquestas con buena reputación pueden tener sus calendarios
llenos por hasta ocho meses.
También es importante contratar el catering con antelación.
Normalmente las empresas de catering requieren un mínimo de dos
semanas para la preparación del presupuesto y el menú, pero en fechas
populares (Navidad y Noche Vieja) y durante meses de bodas, pueden
tener el calendario lleno desde hasta cuatro meses antes. Es recomendable
decidir el menú y el presupuesto orientativo por lo menos un mes
antes del evento, y normalmente se puede ajustar el número de comensales
hasta cinco días antes.
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